30-08-2016 - Een goed ontwerp begint bij de keuze van een passend bureau. Een aantal tips.

Ontwerpen is dé manier om een bedrijf, merk, product of dienst inhoud en vorm te geven. Mits juist ingeschakeld. En dat begint bij de selectie van een passend ontwerpbureau.

Het ontwerpprobleem

Het vinden van het juiste ontwerpbureau begint bij de juiste omschrijving van uw probleem. En dan hebben we het niet alleen over het ontwerpprobleem. Allereerst moet je de vraag beantwoorden waarom er een (nieuw) bureau nodig is. Is dat ter vervanging van het huidige ontwerpbureau? Of ernaast? Zoekt u een bureau met een andere ontwerpspecialisatie? Of van een andere omvang? De probleemomschrijving speelt een rol bij het opstellen van de beoordelingscriteria en het profiel van het gezochte ontwerpbureau.

Kijk rond

Met een globaal idee van het probleem en de opdracht kunt u op zoek gaan naar een ontwerper of ontwerpbureau. Het makkelijkst is eerst eens rond te kijken in naslagwerken of te surfen op het internet, of op zoek te gaan naar de ontwerpers achter een bestaand ontwerp dat u aanspreekt. 

Onze website is een prima start om het juiste ontwerpbureau te vinden. Het profielenoverzicht bevat alle ontwerpers en ontwerpbureaus in Nederland die zijn aangesloten bij de vereniging. Er kan worden gezocht op bijvoorbeeld plaats of ontwerpspecialisatie. De portfolio's bevatten het beste en meest recente werk van onze leden.

Vraag rond

Vraag ook altijd even rond bij vrienden, kennissen of collega's naar hun ervaringen met ontwerpers. En schroom ook niet de deskundige adviseurs van de BNO te bellen. Waar we kunnen, helpen we. Bijvoorbeeld met advies ten aanzien van de selectie van een ontwerpbureau, of met de briefing, de opdracht of de evaluatie van het werk of een relatie. Ook over auteursrechten en bij juridische of zakelijke vragen informeren we u graag.

De longlist

Na het zoek- en speurwerk heeft u een overzicht van een aantal ontwerpbureaus waar u misschien nader mee kennis wilt maken. Dat noemen we de longlist. Met behulp van de juiste criteria kunt u deze lijst terugbrengen tot een shortlist met de voor uw ontwerpprobleem meest geschikte kandidaten.

Criteria

Bij het selecteren van een ontwerpbureau is relevante werkervaring een belangrijk criterium, maar er zijn nog andere factoren die u kunnen helpen de keuze te bepalen. Voor kleinere opdrachten kunt u meestal voordeliger terecht bij een zelfstandige ontwerper of een klein ontwerpbureau dan bij een groot ontwerpbureau. Het kan praktisch zijn als het ontwerpbureau bij uw organisatie in de buurt gevestigd is. Uiteraard is kennis van productiemethoden ook van belang bij een ontwerpopdracht. Evenals de vraag of een ontwerpbureau contacten heeft met andere relevante toeleveranciers, als tekstschrijvers, modelmakers enzovoorts.

Kennismaking

Tijdens een eerste kennismakingsgesprek met het ontwerpbureau kunt u uitvinden of het klikt, of men begrijpt wat u wilt. Alle ideeën over de opdracht, van persoonlijk tot vaktechnisch, kunnen worden uitgewisseld. Verder is het prettig te weten hoe het ontwerpbureau werkt: hoe ontwikkelt men ideeën, hoe wordt een en ander aangepakt, welke taken kan het ontwerpbureau op zich nemen.

Het ontwerpbureau kan vaak tijdens het kennismakingsgesprek een globale kostenindicatie van het project geven, zodat u kunt inschatten of het uw budget niet te boven zal gaan. Zo'n eerste gesprek is noodzakelijk om te ontdekken of je geschikte partners zult zijn. Er zijn dan ook geen kosten aan verbonden.

Kosten

Aan een ontwerpopdracht zijn natuurlijk kosten verbonden. En eigenlijk geldt dat ook voor een selectieproces, waarin een ontwerpbureau vaak flink investeert. In ieder geval zal de offerte deel uitmaken van de beoordelingscriteria. Er zijn geen standaardbedragen, maar we kunnen hier wel wat inzicht geven in de prijs en opbouw van een ontwerp.

Opdrachtformulering

De prijs is afhankelijk van de aard en de omvang van de opdracht. Wanneer precies duidelijk is wat er moet gebeuren, maakt de ontwerper een nauwkeurige begroting van de kosten. Het aantal uren dat wordt begroot is altijd een schatting naar redelijkheid. Deze kan worden vastgelegd in een offerte, maar niet voordat u het beiden eens bent over de opdrachtformulering, de werkzaamheden en de daaraan gekoppelde bedragen. Mocht dat niet lukken, of voorziet u andere problemen in de samenwerking, dan bestaat er nog alle vrijheid om bij andere ontwerpers te informeren.

Honorarium

Het ontwerpbureau berekent honorarium voor een opdracht op basis van benodigde tijd maal uurtarief. De hoogte van het uurtarief wordt bepaald door de aard van de werkzaamheden; ontwerpbureaus rekenen voor strategisch advies en conceptontwikkeling veelal een hoger tarief dan voor het uitwerken van een ontwerp. Daarnaast is het tarief afhankelijk van de ervaring en de reputatie van de ontwerper/ontwerpbureau. Een beginnend ontwerper zal over het algemeen minder vragen dan een ontwerper met een lange staat van dienst en een omvangrijke opdrachtenportfolio. Zelfstandig ontwerpers zijn per uur meestal goedkoper dan bureaus. Bureaus hebben daarentegen een breder dienstenaanbod en kunnen continuïteit garanderen bij veelomvattende, langlopende opdrachten.

Overeenkomsten tussen opdrachtgevers en ontwerper komen in de regel tot stand op basis van opdrachtbriefing aan de hand waarvan de ontwerper een offerte kan uitbrengen. Voor projecten met een (beperkt) vast budget kan in overleg met de ontwerper worden besproken welke resultaten daarvoor kunnen worden opgeleverd. Andere kosten waar rekening mee gehouden moet worden zijn kosten van derden zoals leveranciers of drukkers, eventuele reis- en verblijfskosten, of kosten verbonden aan licenties of auteursrechten.

De shortlist

In sommige gevallen stellen de ervaringen tijdens de kennismakingsgesprekken u in staat meteen een ontwerpbureau te kiezen waarmee u aan de slag wilt. Meestal echter zal u meer willen zien van de kennis, kunde en kwaliteiten van de ontwerpers om de uiteindelijke keuze te maken. In dat geval maakt u een korte lijst van idealiter hooguit drie bureaus, waarmee u het feitelijke selectieproces ingaat. Omdat dit proces veel van het karakter van een ontwerpopdracht heeft, geven we meer tips en suggesties in het artikel over het ontwerpproces (klik hier).

Ten slotte

Natuurlijk is dit slechts een algemene beschrijving van het ontwerpproces. Wilt u meer weten, aarzel dan niet om te bellen met een van onze deskundigen. Of bestel hier onze uitgave "Bureauselectie, Suggesties voor opdrachtgevers bij de keuze van een ontwerper" uit onze serie boekjes bestemd voor opdrachtgevers. Is de selectie tot tevredenheid verlopen, kijk dan ook eens onder het menu over het ontwerpproces, voor meer informatie over de rest van het projectverloop. Veel succes!

Opdrachtgevers, Meerwaarde, Bureauselectie, Opdrachtgever