13-05-2014 - Bij BNO Advies komen veel vragen binnen over offertes. Wat niet in de offerte mag ontbreken en een paar tips die de opdrachtgever mild zullen stemmen.

Zakendoen begint in de regel met een vraag uit de markt. Soms wordt de vraag gericht gesteld aan één ontwerper of aan enkele vooraf geselecteerde partijen en soms aan niemand in het bijzonder, zoals bijvoorbeeld bij een aanbesteding of pitch. In een reactie op de vraag zal je als ontwerper duidelijk moeten maken dat je weet waar het over gaat, hoe het ontwerpproces zich zal voltrekken, welke prijs ervoor moet worden betaald en welke voorwaarden van toepassing zijn.

Om met het laatste te beginnen. De BNO heeft voor haar leden de Algemene Voorwaarden opgesteld. Daarin zijn gangbare voorwaarden bij de uitvoering van ontwerpopdrachten voor de branche als geheel vastgelegd. Het volstaat naar deze voorwaarden te verwijzen én ze mee te sturen. Bij meer dan één offerte voor
verschillende projecten naar dezelfde opdrachtgever is één keer meesturen genoeg. De verwijzing naar de voorwaarden staat meestal aan het einde van je offerte.

1. Beschrijving van de opdracht

Terug naar het begin: iedere offerte begint met een beschrijving van de opdracht. Vaak is het een terugkoppeling van een schriftelijke of mondelinge briefing van de opdrachtgever. Die opdrachtomschrijving is belangrijk, enerzijds omdat de honorariumberekening erop is gebaseerd en anderzijds omdat hiermee duidelijk wordt of de vraag van de opdrachtgever goed is begrepen. Als er deadlines gelden, neem die dan op, eventueel in combinatie met een planning en beschrijf ook de bestemming of doelgroep van de opdracht als die bepalend is voor het ontwerp.

2. Beschrijving van de activiteiten

Op basis van de standaard projectindeling kun je aangeven wat in chronologische volgorde moet worden gedaan om van probleemstelling tot een goedgekeurde ontwerpoplossing te komen. Ieder ontwerpproces begint met opzoeken, nadenken en doordenken; pas daarna ga je doen.

Eerste fase
• opdrachtoriëntatie / research
• ideeëngeneratie / conceptontwerp
• presentatie concept / ontwerpvoorstel

Tweede fase
• uitwerking geselecteerde voorstel
• presentatie definitief ontwerp

Derde fase
• afwerking en voltooiing ontwerp
• productievoorbereiding
• productiebegeleiding

Vierde fase
• oplevering
• vastleggen ontwerp (optioneel)

De termen kunnen verschillen en per discipline kunnen er andere tussentijdse stappen nodig zijn. Maar grosso modo voltrekt iedere ontwerpopdracht zich langs deze vier fasen. Bij een ontwerp in opdracht is het van belang tussen al die fases terug te koppelen naar de opdrachtgever voor diens goedkeuring. Las daarvoor beslismomenten in. Heeft de klant zijn goedkeuring gegeven dan kun je door naar de volgende fase en – afhankelijk van de afspraken – de afgeronde werkzaamheden eventueel al factureren.

3. Berekening van het ontwerphonorarium

De fasering helpt bij het berekenen van je honorarium. Het werkt het beste om voor alle activiteiten een tijdsbegroting te maken. Verwacht niet meteen dat je offerte achteraf klopt. De bedragen in je begroting zijn gebaseerd op een schatting, dus zul je er zelden precies mee uitkomen. Maar dat moet wel het streven zijn. Als je altijd tekortkomt moet je óf je offertes hoger maken, óf de efficiëntie van je ontwerpproces verbeteren. Naast ontwerpuren zijn in iedere fase ook bespreek- en reisuren nodig, sla die niet over in je begroting.
Of je de urenaantallen aangeeft in je offerte, of per fase alleen een totaalbedrag noemt, is afhankelijk van je eigen voorkeur. Voor beide valt iets te zeggen. Bij het noemen van de uren heeft de opdrachtgever een referentie wanneer er sprake is van overschrijding. Nadeel kan zijn dat hij het aantal uren ter discussie stelt, of achteraf een verantwoording wil hebben om te controleren of alle uren inderdaad zijn besteed.
Of je nu voor het één of het ander kiest, noem in je offerte in ieder geval de uurtarieven waarop de begroting is gebaseerd. Het klinkt als een open deur, maar tel alle genoemde honorariumbedragen aan het einde van je begroting bij elkaar op. De opdrachtgever wil zien waar hij aan toe is. Als jij niet optelt moet hij zelf de calculator erbij halen. En een opdrachtgever weet niet wat hij niet weet, dus mocht je – om welke reden dan ook – korting willen verlenen, maak die dan zichtbaar door eerst alles op je nominale tarief te begroten en vervolgens het kortingsbedrag weer van het totaal af te trekken.

4. Additionele of out-of-pocket-kosten

Aan een opdracht zitten vaak externe kosten vast. Soms moet er een specialist worden ingeschakeld, er zal eens een koerier moeten rijden, of er moet speciaal materiaal of een licentie worden aangeschaft. Hou deze zaken in je offerte expliciet buiten de begroting. Ze zijn niet inbegrepen. Maar om je opdrachtgever niet te confronteren met een onbeheersbaar ‘open einde’ kun je in je offerte een bepaald percentage van je honorarium alvast voor dit soort onvoorziene uitgaven reserveren en tevens aangeven dat je voor grote(re) bedragen vooraf toestemming zult vragen.

5. Aanvullende voorwaarden

Dat is allereerst de verwijzing naar de Algemene Voorwaarden van de BNO, in combinatie met de mededeling dat ze zijn meegestuurd of aan de opdrachtgever zijn overhandigd. Hier kun je ook nog eens ten overvloede noemen dat wat niet in de offerte is opgenomen buiten de opdracht valt. Ontwerpen is voor de meeste opdrachtgevers een ‘black box’, ze realiseren zich zelden hoeveel tijd ermee gemoeid is. Het is dus zaak je niet met flankerend werk te laten opzadelen. Dat voorkom je door iedere opdracht nauwkeurig te beschrijven en te begroten. Behandel extra werk altijd direct als een nieuwe opdracht, waarvoor een nieuwe offerte moet worden gemaakt en meld dit – voordat je met de uitvoering begint – aan je opdrachtgever. Bij aanvullende voorwaarden geef je aan hoelang de offerte geldig is en op welke wijze hij kan worden bevestigd. Een voor akkoord getekende kopie is de beste en meest eenvoudige methode. Als je de offerte (ook) per post verstuurt, voeg dan een kopie bij waarop de plaats voor de handtekening al is aangegeven.

6. State of the art

Een goede offerte zit helder in elkaar; als je alle componenten die hierboven zijn beschreven opneemt, is het zinvol om de begroting te beginnen met een inhoudsopgave.
Je kunt je offerte al dan niet combineren met een aanbiedingsbrief. Alles in één document is de voor de hand liggende methode als je een van de (vele) gegadigden bent. Begin de offerte dan met een introductie van jezelf, je ervaringen, je benadering, je portfolio en jouw toegevoegde waarde als ontwerper. Je kunt de begroting echter ook als bijlage bij zo’n brief voegen. Dan kies je in de brief voor een persoonlijke ‘tone of voice’ en hou je de erbij horende offerte strikt zakelijk van toon.

Tot slot

Vermijd spelfouten – ben je daar zelf onzeker over zoek dan iemand die dat voor je kan doen. Rekenfouten zijn uiteraard volkomen ‘off limits’... reken alles na en check je offerte ook op consistentie. Controleer bij adressering de schrijfwijze van namen, sla voorletters en titels niet over. Wacht niet te lang met versturen. Reacties op een 'Request for Proposal' (RFP) stuur je bij voorkeur per kerende post. Veel succes!