Tekst door Mirjam Lamark
Voor veel creatief ondernemers staat het eindejaarsgesprek weer voor de deur, bekend als beoordelings-, evaluatie-, talent- of voortgangsgesprek. Maar waarom vasthouden aan een ritueel als het anders kan? We bevinden ons in een tijd van verandering, waarbij we verschuiven van enkele geïsoleerde gesprekken per jaar naar een model van continue dialoog en feedback, variërend van 4 tot 12 gesprekken per jaar.
Deze benadering biedt aanzienlijke voordelen: door regelmatige gesprekken leer je je medewerker beter kennen, kun je effectiever inspelen op hun drijfveren en behoeften, en snel handelen als dat nodig is. Het afrondende gesprek in het jaar wordt dan een gelegenheid zonder verrassingen en ruimte om te spreken over rollen, salarissen en toekomstige ontwikkelingswensen. Of je nu een traditionele of een meer frequente cyclus hanteert: we delen graag praktische tips om het maximale uit deze gesprekken te halen.
1. Stroomlijnen & heroverwegen
Het woord ‘beoordelingsgesprek’ kan weerstand oproepen, maar wat als je het zou vervangen door het meer positief geladen woord? Zoals bijvoorbeeld ‘reflectiegesprek’? Een simpele verandering die de bereidheid tot verandering kan vergroten. Ook het reduceren van het aantal beoordelingsniveaus, bijvoorbeeld van 5 naar 2 of 3, voorkomt discussies over waarom iets ‘uitstekend’, ‘heel goed’ of ‘goed’ is.
Het inruilen van scores voor woorden, zoals “lekker bezig, ga zo door!” of ‘ruimte voor ontwikkeling’, zorgt ervoor dat de score niet het hoofddoel wordt, maar recht doet aan het verhaal achter de uitkomst. Minder, maar wel de juiste beoordelingscriteria, die de essentie raken, vereenvoudigen en dragen bij aan een diepgaand gesprek over inhoud.
2. Activeer medewerker betrokkenheid
Om de betrokkenheid bij individuele ontwikkeling te vergroten, geef je je medewerker een actieve rol. Laat hen het gesprek zelf voorbereiden, zelf feedback verzamelen van collega’s én klanten en zelf het verslag opstellen. Natuurlijk help je een handje met een aantrekkelijk formulier waarin jij als leidinggevende vast jouw deel invult bij de toelichting op het functioneren.
De vragen die de medewerker zelf beantwoord geven focus en ruimte om te reflecteren op zaken zoals kwaliteit, creativiteit en samenwerking en ontvangen feedback.
Door de medewerker zelf het verslag definitief op te laten stellen nadat het gesprek heeft plaatsgevonden, toets je niet alleen of het gesprek en de toekomstrichting accuraat worden weergegeven, maar het bouwt ook vertrouwen op. Als leidinggevende bereid je het gesprek uiteraard zorgvuldig voor. Immers, dit is het moment om je medewerker te waarderen. Dat motiveert.
3. Maatwerk voor meer energie en een optimale groei
“Je kunt beter van een 8 een 10 maken dan van een 4 een 6”, aldus Marc Lammers, voormalig dameshockey coach. Oftewel, focus op talent. Waarom dat principe niet toepassen in de creatieve industrie en hiermee afstappen van een ‘one size fits all’ benadering? Focus tijdens het gesprek op het verder ontdekken en uitdiepen van deze talenten. Onderzoek samen hoe je van een ‘goede prestatie’ een ‘excellente prestatie’ maakt. Elk talent verdient een podium en draagt bij aan persoonlijke groei.
Ervaring leert dat het loont om taken te herstructureren en/of elders te beleggen die minder goed passen bij een medewerker. Creëer een functie op maat en draag en passant bij aan een positieve energiebalans bij je medewerker.
Immers, taken doen die je van nature lastig afgaan vergen veel energie. Aan de andere kant geldt het tegenovergestelde: activiteiten waar je van nature goed in bent, geven energie.
Het betekent niet dat je voor iedereen een afzonderlijke functiebeschrijving moet opstellen, maar wel dat je erkent dat iedereen uniek is. Maatwerk draagt bij aan meer werkplezier, meer energie en betere resultaten.
4. Zet de norm: geef doordachte en constructieve feedback
Je zal niet de eerste zijn waar, zelfs met de beste bedoelingen, feedback anders wordt geïnterpreteerd dan bedoeld. Dit kan gevoelens van onveiligheid of demotivatie bij je medewerker oproepen. Investeer in kennis en train jezelf, je management en je medewerkers frequent in hoe je opbouwend feedback geeft, ontvangt en vraagt. Creëer zo een cultuur waarin zorgvuldige en constructieve feedback de norm is. Waar mensen open staan voor feedback en om te leren. Waarbij je leidt door zelf het goede voorbeeld te geven.
5. Niet schuwen, wel bespreken: ga het lastige gesprek aan
Als je een lastig gesprek voorziet aan het einde van het jaar, vermijd het dan niet. Lastige gesprekken zijn onvermijdelijk en horen bij het ondernemerschap. Niemand presteert elk jaar op topniveau en veranderende ambities kunnen een reden zijn waarom een functie niet langer goed past. Dit is volkomen normaal. Sterker nog, hoe eerder je dit signaleert en bespreekbaar maakt, hoe sneller er actie genomen kan worden wat goed is voor alle betrokkenen.
Dit benadrukt opnieuw het belang van een gesprekscyclus met doorlopende dialoog en feedback gedurende het jaar. Zo stel je het bespreken van eventuele zorgen rondom prestaties en functioneren niet uit. Ongeacht wanneer het lastige gesprek plaatsvindt: bereid je goed voor met concrete, actuele voorbeelden en zoek advies bij je
HR-adviseur: wat moet je vooral wel en niet doen (en waarom), en hoe leg je een goed verslag vast.
Allround strategic HR-consultant Mirjam Lamark is een van de oprichters van thermieq, een organisatie die met raad en daad de interne organisatie van creatieven (HR, financiën en organisatievormen, management en administratieve tools) naar een hoger plan tilt en helpt om dat niveau vast te houden.