Houd jij een studio vol makers draaiende? Zorg jij dat de facturen kloppen, de lunch op tafel staat en iedereen zich gezien voelt? Onze office manager gaat in 2027 met zwangerschapsverlof. Voor de periode januari t/m augustus zoeken we iemand die het stokje tijdelijk overneemt.
Afdeling Buitengewone Zaken (A/BZ) is een social design bureau uit Rotterdam. We onderzoeken en ontwerpen een betere samenleving, van mentale gezondheid tot stadsontwikkeling. Jij zorgt dat het team dat kan doen zonder zich zorgen te maken over de rest.
Je begint in januari met een overdracht van vier weken met onze office manager. Daarna draai je zelfstandig, met korte lijnen naar de partners en onze externe HR-adviseur. Je werkt aan drie dingen:
- Financiën. Je verwerkt facturen en declaraties in Moss, zorgt dat betalingen op tijd gaan, jaagt ontbrekende bonnen na en houdt projectbudgetten bij. Je stemt wekelijks af met onze financieel partner.
- Faciliteiten. Je regelt de dagelijkse vega lunch, het brood, de voorraad, de post en de schoonmaak. Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers en het pand, en je durft collega’s aan te spreken op een rommelige werkplek. Kortom, je zorgt voor een soepele studio.
- HR. Je verwerkt verlof en verzuimregistratie en signaleert aflopende contracten. Je organiseert het medewerkers-tevredenheidsonderzoek, een teamuitje en de zomer-bbq. Je checkt in bij collega’s, ondersteunt bij vacatures en begeleidt de werving en organisatie van stagiairs.
Wat vragen wij?
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als office manager, managementassistent of in een vergelijkbare rol, het liefst in een klein (creatief) bureau.
- Je bent thuis in financiële basisadministratie: facturen, declaraties en betalingen. Ervaring met Moss of Exact is mooi meegenomen.
- Ervaring met HR-administratie, Notion, Simplicate of Google Workspace is een pré.
- Je signaleert proactief wanneer collega’s extra steun of een luisterend oor nodig hebben.
- Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en neemt beslissingen binnen afgesproken kaders.
- Waar nodig weet je hoe je de samenwerking met het team zoekt en organiseert.
- Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands.
- Je gaat discreet om met personeelsgegevens.
- Je bent beschikbaar voor 32 uur per week van begin januari tot en met eind augustus 2027 en werkt op de studio.
Belangrijke waarden
- Veerkrachtig: komt er veel tegelijk binnen? Je houdt het overzicht en zet knelpunten om in actie.
- Precies: de administratie klopt, en als er iets misgaat zoek je de oorzaak.
- Mensgericht: je voelt aan wat het team nodig heeft en staat klaar om te helpen.
- Onderzoekend: je stelt de goede vragen en legt vast wat nog niet vastligt.
Interesse? Reageer nu!
Vul uiterlijk maandag 23 november 2026 het formulier in op onze website en upload je motivatiebrief en CV. Vertel ons kort waarom jij onze tijdelijke office manager bent.
Pas na de deadline bekijken we alle inzendingen. Je hoort rond 26 november of je wordt uitgenodigd.
De eerste gesprekken zijn in de week van 30 november, het tweede gesprek in de week van 7 december.
Gewenste startdatum: maandag 4 januari 2027, maar dit kan in overleg. We houden daarmee rekening met maximaal vier weken overdracht tot eind januari.