Privacy & Cookie

statement

23 juli 2018

Inleiding

De Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers (hierna: 'BNO' of 'wij') is een vereniging, waarbij individuele ontwerpers en ontwerpbureaus uit alle disciplines zijn aangesloten. Wij verwerken gegevens van onze leden, van relaties en prospects en van bezoekers van de website om onze dienstverlening zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Dat doen we in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) / privacy wetgeving.

In deze privacyverklaring lees je over wat de BNO doet met jouw persoonsgegevens. Je kan hier onder meer inzien welke persoonsgegevens we van je verzamelen, waar we ze voor gebruiken en hoe lang we ze bewaren. Ook lees je wat je rechten zijn met betrekking tot je persoonsgegevens en hoe je gebruik kan maken van die rechten. Onderaan vind je ons cookie statement en onze contactgegevens.

BNO kan deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een wetswijziging of een wijziging van het interne privacybeleid van de BNO. 

Door gebruik te maken van deze website en/of door diensten of producten van ons af te nemen, ga je akkoord met ons privacybeleid. Als je vragen hebt, neem dan contact op via info@bno.nl of 020-624 47 48.

1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

De BNO verwerkt persoonsgegevens van haar leden die op persoonlijke titel of als medewerker/contactpersoon bij een bureau of organisatie zijn aangesloten. De BNO staat midden in de ontwerpsector en onderhoudt contacten met allerlei organisaties en personen, bijvoorbeeld in het kader van lobby en samenwerking, de organisatie van events en trainingen en sponsoring. Ook werven we nieuwe leden, medewerkers, partners en relaties en informeren we graag personen die te kennen hebben gegeven in de BNO en het ontwerpvak geïnteresseerd te zijn. En natuurlijk werken we met verschillende leveranciers en dienstverleners.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Van onze leden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Gewone gegevens: naam, adres, woonplaats (bezoek- / factuur- / correspondentieadres), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboorte- en overlijdensdatum, websiteadres en social media-accounts, bedrijfsnaam, functie, BTW-nummer, bankrekeningnummer en betaalgegevens, inloggegevens, genoten opleiding(en) en afstudeerjaar of startjaar ontwerppraktijk, diploma, ontwerpdisciplines en –specialismes, werkgever(s) / werkrelatie, soort lidmaatschap, lidmaatschappen van andere beroepsorganisaties i.v.m. korting op contributie, deelname- of aankoopgegevens (event, training, product, etc.), financiële data (bankrekeningnummer, creditcardnummer) en overige persoonsgegevens die je actief aan ons verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.

Bijzondere gegevens: als je een (portret)foto van je zelf of anderen op onze website uploadt of wanneer BNO foto's van events gebruikt, verwerken wij ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou, te weten gegevens over jouw 'ras'.

Van onze relaties, partners, prospects, stakeholder-/lobbycontacten en geïnteresseerden en onze leveranciers kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Gewone gegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats (bezoek- / factuur- / correspondentieadres), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, websiteadres, bedrijfsnaam, BTW-nummer, bankrekeningnummer en betaalgegevens, deelname- of aankoopgegevens (events, training, product, etc.), financiële data (bankrekeningnummer, creditcardnummer) en overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie en telefonisch of bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken of een cv toe te sturen.

Van bezoekers van de website verwerken we alleen een e-mailadres als je je aanmeldt voor de nieuwsbrief. Wij verzamelen geen identificeerbare gegevens over je bezoek (zie ook ons cookie statement). Als je iets aanschaft, dan beschouwen wij je als een relatie (zie hiervoor).

3. Waarom verwerken wij deze persoonsgegevens?

Wij verwerken gegevens voor verschillende doelen:

Ledenadministratie en dienstverlening aan leden en relaties

In onze administratie houden wij bij wie lid of relatie is en noteren we de noodzakelijke gegevens met betrekking tot je lidmaatschap, afgenomen diensten en/of producten en de (contributie)betalingen. We gebruiken je contactgegevens, je ontwerpdiscipline en –specialisme en deelname- of aankoopgegevens om je te informeren over onze dienstverlening en producten door het toesturen van de nieuwsbrief, gerichte mailingen, uitnodigingen, Dd magazine en Dd Yearbook. Je gegevens zijn verder van belang om de jaarlijkse branchemonitor te kunnen (laten) uitvoeren en voor de archivering van de geschiedenis van de BNO. Ook maken we voor leden een profiel en account op onze website. Verder gebruiken we je gegevens voor andere activiteiten die we verrichten en die gebruikelijk zijn voor een beroepsorganisatie, zoals het vastleggen van foto- en videobeelden van onze activiteiten, het berekenen, vastleggen en innen van contributies, subsidies en donaties (inclusief het in handen van derden stellen van vorderingen), andere activiteiten van intern beheer, het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Werving

De BNO ontleent haar kracht en bestaansrecht aan het collectief van haar leden, relaties en partners. Naast ledenbinding zetten wij daarom in op ledenwerving. We doen dit door gericht potentiële leden, relaties en partners te benaderen en te informeren over onze dienstverlening en producten door middel van de nieuwsbrief, gerichte mailings en uitnodigingen. Hiervoor verwerken we je persoonsgegevens.

Nieuwsbrief

Wij informeren je graag over onze activiteiten, diensten en producten. Daarnaast delen we kennis en inspiratie over professionalisering van je ondernemerschap en over het ontwerpvak. Je kan je aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Dat kan via de website, door ons een e-mail te sturen, of door je naam en mail-adres achter te laten op een intekenformulier (bijvoorbeeld bij een event). Als je een dienst of product van ons afneemt, kan je ook aangeven of je de nieuwsbrief wil ontvangen. Je kan je altijd weer afmelden.

Leveranciers

Van onze leveranciers verwerken we alleen de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jullie hebben, zoals contact- en betalingsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

4. Grondslagen en bewaartermijnen

De BNO verwerkt de persoonsgegevens van leden op basis van de lidmaatschapsovereenkomst en de wet. Wij kunnen je gegevens gedurende je lidmaatschap en tot 10 jaar daarna bewaren. Je financiële gegevens moeten wij 7 jaar bewaren, de overige gegevens bewaren we omdat de ervaring leert dat ex-leden binnen die periode opnieuw een lidmaatschap kunnen aanvragen. Na 10 jaar verwijderen we je gegevens. Wel kan het zijn dat nog persoonsgegevens van jou voorkomen in belangrijke stukken van de BNO die wij (laten) bewaren voor de archivering van de geschiedenis van de BNO.

Personen die bij ons diensten of producten afnemen of aan ons leveren sluiten ook een overeenkomst met ons. Voor de uitvoering daarvan mogen wij persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens bewaren we tot 2 jaar nadat de dienst of het product is afgenomen of geleverd. De financiële gegevens kunnen wij maximaal 7 jaar bewaren.

Van prospects, stakeholder- en lobbycontacten en geïnteresseerden verwerken we gegevens op basis van schriftelijke toestemming of gerechtvaardigd belang. Denk hierbij aan de afgifte van een visitekaartje of een koppeling via LinkedIn of ander netwerk. We bewaren je persoonsgegevens zolang je gezien wordt als prospect, stakeholder- of lobbycontact en/of geïnteresseerde. Van sollicitanten bewaren we de gegevens maximaal 1 maand, tenzij we toestemming hebben om deze langer te bewaren. In dat geval bewaren we ze maximaal 1 jaar.

Van iedereen die een of meer nieuwsbrieven ontvangt, hebben wij een aanmelding ontvangen, via de website met activeringsmail, per mail of intekenformulier. We bewaren deze gegevens totdat je je afmeldt en nog maximaal 3 maanden daarna.

Voor zover wij gegevens verwerken waarvoor geen overeenkomst of toestemming aanwezig is, dan doen wij dat omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, te weten het promoten en versterken van het ontwerpvak, onder meer door informeren, het bouwen van netwerken en het verlenen van onze diensten.

De wet kan een andere termijn voorschrijven. Als dat zo is, zal de BNO zich aan de voorgeschreven wettelijke bewaartermijn houden.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen je gegevens niet aan derden en verstrekken ze alleen aan derden wanneer dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij werken onder meer met een (leden)administratiesysteem in de cloud, hostingpartijen voor onze website en e-mailservers, een PSP (payment service provider), een met ons netwerk verbonden printer / scanner, een onderzoeksbureau voor de branchemonitor, een externe accountant, een verzendhuis voor Dd Yearbook en met PostNL voor onze post, Aanmelder.nl, EventBrite en Firebase, en DropBox en Google Drive.

Met partijen die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten we verwerkersovereenkomsten. BNO blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met andere partijen, zoals de accountant, maken we goede afspraken over geheimhouding en beveiliging.

6. Beveiliging

Wij treffen de nodige organisatorische en technische maatregelen om jouw gegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Zo werken wij met gebruikersnamen en wachtwoorden en verschillende niveaus van autorisatie voor onze databases en hardware. Het aantal apparaten waarop jouw gegevens geopend kunnen worden wordt beperkt tot alleen de noodzakelijke apparaten. Wij hanteren een clean desk policy op kantoor en sluiten waar nodig ruimtes en kasten af. Wij maken met de partijen die onze IT-systemen leveren en onderhouden afspraken over technische beveiliging en maken beveiligde back-ups. Je bezoek aan de website is beveiligd met een SSL-certificaat en ondertekend met een DNSSEC ondertekening. Dit betekent dat je verbinding privé is en beter beveiligd.

7. Jouw rechten

Als betrokkene heb je een aantal rechten. 

Recht op inzage

Je hebt het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.

Recht op rectificatie en aanvulling

Als de gegevens die wij van jou verwerken niet (langer) juist of volledig zijn, dan kan je deze laten aanpassen.

Recht op beperking

Ben je van mening dat wij je persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerken, of dat we te veel of te lang gegevens verwerken, dan kan je ons verzoeken om de verwerking te beperken.

Recht op overdracht (dataportabiliteit)

Naast het recht op inzage heb je het recht om alle gegevens te ontvangen die wij van jou verwerken, zodat je die bijvoorbeeld kan doorgeven aan een andere organisatie.

Recht op wissen van gegevens (vergetelheid)

Je kan onder bepaalde omstandigheden vragen dat wij alle gegevens van jou wissen. Dat kan bijvoorbeeld als wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld en verwerkt, als je je toestemming hebt ingetrokken, als wij je gegevens onrechtmatig verwerken of als je bezwaar hebt gemaakt.

Recht om bezwaar te maken

Als je van mening bent dat wij geen gerechtvaardigd belang hebben om je gegevens te verwerken, dan kan je daar bezwaar tegen maken. Als jouw belang op privacy zwaarder weegt dan onze redenen voor verwerking, dan zullen wij stoppen met het verwerken van je gegevens.

Recht om een klacht in te dienen

Wij doen ons best om aan de privacywetgeving te voldoen en zo zorgvuldig mogelijk met je gegevens om te gaan en je rechten te respecteren. Wij horen het graag als je vindt dat dat niet goed gaat, zodat we dat mogelijk kunnen verbeteren. Komen we er niet uit, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze is verplicht om je klacht in behandeling te nemen.

Hou er rekening mee dat wij soms gehouden kunnen zijn om bepaalde gegevens toch te verwerken of te bewaren, bijvoorbeeld omdat er een wettelijke verplichting is of voor het archief van de geschiedenis van de BNO.

Wil je hiervan gebruik maken, stuur dan een mail aan info@bno.nl of bel ons. Om in dat geval je identiteit te verifiëren, kunnen we je vragen om een kopie identiteitsbewijs te sturen. Maak daarin je pasfoto, MRZ (machine readable strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Wij streven ernaar zo snel mogelijk, maar binnen 4 weken op je verzoek te reageren.

8. Cookie statement

De website van de BNO maakt gebruik van Google Analytics. Ook gebruiken we cookies om de website optimaal te laten functioneren. Wij gebruiken geen tracking cookies en weten dus niet waar vandaan je onze website bezoekt. Adverteerders op onze website plaatsen geen cookies en verzamelen evenmin persoonsgegevens.

Wat zijn cookies?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door je browser op de harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Gebruik van permanente cookies

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij jou herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op jouw voorkeuren worden ingesteld. Ook wanneer je toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoef je niet steeds jouw voorkeuren te herhalen waardoor je dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kan maken. Permanente cookies kan je verwijderen via de instellingen van jouw browser.

Gebruik van sessie cookies

Met behulp van een sessie cookie kunnen wij zien welke onderdelen van de website je met dit bezoek hebt bekeken. Wij kunnen onze dienst daardoor zoveel mogelijk aanpassen op het surfgedrag van onze bezoekers. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit.

Google Analytics

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de 'Analytics'-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Privacy Shield principles en is aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

In- en uitschakelen van cookies en verwijdering daarvan

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan je vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van je browser.

9. Contact

Heb je nog vragen? Bel (020-6244748) of mail ons gerust.