Het aanvragen van een subsidie is voor creatieve ondernemers niet altijd vanzelfsprekend. Het kost veel tijd, het aanvraagproces lijkt abstract en ambtelijk, je moet creatieve ideeën die in je hoofd zitten uitgebreid op papier zetten, en hoe groot is de kans eigenlijk dat je aanvraag wordt gehonoreerd?
Toch loont het de moeite om hierin tijd en energie te steken, want subsidiegevers en fondsen investeren maar wat graag in creatieve oplossingen en innovaties. Er zijn in Nederland dan ook veel organisaties met diverse subsidieregelingen, die uitkijken naar mooie nieuwe projecten en aanvragen.
Maar waar vind je deze financieringsmogelijkheden? En wat kun je doen om je aanvraag zo succesvol mogelijk te maken? We geven tips over het aanvraagproces en zetten de mogelijkheden op een rij.
In dit document gebruiken we het woord subsidie of bijdrage als we het hebben over overheidsbijdragen én bijdragen van vermogensfondsen.
Nut en noodzaak van subsidies
Met een subsidie kun je projecten realiseren die je niet uit de markt gefinancierd kunt krijgen. Subsidieregelingen hebben specifiek tot doel om bijvoorbeeld projecten met een maatschappelijk doel, innovaties, onderzoek of experimenten te financieren. In sommige gevallen is ook geld beschikbaar voor het realiseren van vrij autonoom werk.
Dit alles kan je bedrijf uiteindelijk nieuwe klanten en markten brengen, of je helpen bij je artistieke ontwikkeling. Een subsidie is hét hulpmiddel om ruimte te creëren binnen je creatieve beroepspraktijk om eigen ideeën ten uitvoer te brengen die bijzonder zijn.
Subsidies en je businessmodel
Het werven van subsidies kan een onderdeel zijn van je businessmodel en je helpen bij het realiseren van je groeistrategie. Net zoals het vinden van investeerders, partners en klanten. Dit zal niet voor alle typen creatieve ondernemingen even zwaar gelden en is ook niet altijd van structurele aard. Maar een subsidiegever is net zozeer een partner of investeerder als een commerciële partij, met dat verschil dat je een subsidie niet hoeft terug te betalen of er winst over afdraagt. Daarom is het relevant om subsidiemogelijkheden in het vizier te houden zodat je tijdig kunt handelen, mocht zich een interessante mogelijkheid voordoen.
Het fondsen- en subsidielandschap
Subsidies worden verstrekt door overheden. Nederland kent verschillende overheden met verschillende subsidiepotjes en doelstellingen. Je hebt subsidies van de rijksoverheid, de provinciale en gemeentelijke overheden. Ook zijn er subsidieregelingen vanuit de Europese Unie.
De grote cultuurfondsen verstrekken vanuit publieke middelen subsidies aan makers en culturele en creatieve instellingen.
Daarnaast kent Nederland een lange traditie van vermogensfondsen. Deze zijn ontstaan uit geld dat rijke burgers of winstgevende bedrijven apart hebben gezet in een fonds, waarmee zij uit de opbrengst van hun eigen vermogen een maatschappelijke doelstelling kunnen ondersteunen. Sommige vermogensfondsen bestaan al 200 jaar. Naast enkele landelijke vermogensfondsen, zoals het Prins Bernhard Cultuurfonds en het VSBFonds, bestaan in Nederland veel kleine lokale fondsen, die alleen voor aanvragers uit die gemeente toegankelijk zijn.
Vermogensfondsen richten zich van oudsher op specifieke thema’s en deelgebieden, zoals bv. jonge getalenteerde kunstenaars, tentoonstellingen, educatie, medisch onderzoek, ontwikkelingshulp, armoedebestrijding, vrouwenemancipatie. Dit gebeurt vaak vanuit de geloofsovertuiging van de oprichters of voortkomend uit de missie van een bedrijf.
Steeds meer fondsen richten zich op thema’s als duurzaamheid, diversiteit, innovatie en ondernemerschap en professionalisering.
Aan het eind van deze whitepaper vind je een uitgebreide lijst van subsidies en fondsen die voor ontwerpers en ontwerpbureaus interessant kunnen zijn.
Voorbereiding voor je projectaanvraag
Onderzoek
Het indienen van een succesvolle subsidieaanvraag kost tijd. Ten eerste onderzoek je welke subsidies voor jouw project van toepassing zijn. Kun je daar aanvragen als bedrijf of als zzp-er? Of kan het alleen via een stichting? Soms is het oprichten van een stichting een verstandige keuze, als je bijvoorbeeld vooral sociale projecten organiseert of educatieve activiteiten aanbiedt.
Beoordelingscriteria
Fondsen en subsidiegevers toetsen de aanvragen aan vaste ‘criteria’ zoals de mate van (artistieke en uitvoerders-)kwaliteit, aansluiting bij de doelstelling van de subsidieregeling, voldoende maatschappelijk belang en aansluiting bij bepaalde doelgroepen. Onderzoek deze criteria en laat je aanvraag daar zoveel mogelijk op aansluiten.
Relatiebeheer
Investeer in de relatie met je mogelijke subsidiënten. Zoek uit wie de beleidsmedewerkers zijn die jouw aanvraag gaan behandelen, maak een (telefonische) afspraak of bezoek een spreekuur. Stel vooral veel vragen! En abonneer je op de nieuwsbrieven van interessante partijen. Ga netwerken. Zoek uit of er een cultuurmakelaar, - verkenner of vergelijkbare professional is in jouw gemeente.
Indiendata
Veel fondsen werken met indiendata die ze op hun website publiceren. Voor bepaalde regelingen kun je slechts eenmaal per jaar aanvragen, soms viermaal per jaar, en andere regelingen bestaan alleen tijdelijk. Het voorbereiden van een aanvraag neemt doorgaans een paar maanden, dus anticipeer op de aankomende deadlines.
Beslistermijn
Fondsen hebben doorgaans zo’n drie maanden nodig om over je aanvraag te beslissen, en vaak mag je in de tussentijd niet al begonnen zijn. Zorg dus dat je planning ruim is en wacht niet tot het laatste moment met het indienen.
Voorschot
Als je aanvraag is gehonoreerd, kun je doorgaans een voorschot aanvragen. Maak hier gebruik van, want daarmee kun je ook direct je gemaakte kosten betalen.
Verantwoording
Een subsidie of een bijdrage van een fonds is een gift. Deze hoef je niet terug te betalen, maar je moet wel verantwoorden dat je het geld hebt uitgegeven aan datgene waarvoor je hebt aangevraagd. Bouw dit verantwoordingsproces van tevoren in binnen je projectstructuur. Monitor je inhoudelijke voortgang via tussentijdse verslagen, leg je uitgaven nauwkeurig vast, zorg dat je binnen de begroting blijft en dat er geen tekorten ontstaan. Bij grote subsidies is een accountantsverklaring verplicht.
Missie
Voordat je een aanvraag indient, helpt het om de missie van je bureau, samenwerkingsverband of van jou als zelfstandig ontwerper goed te formuleren. Vervolgens kun je de aanvraag die je indient, zowel toetsen aan dit ‘mission statement’ als aan de criteria van het fonds/ de financier.
Je beantwoordt daarbij de volgende vragen:
Wat doe of maak je?
Waarom doe je dit?
Voor wie?
En: wat doe je vooral niet?
Hoeveel mensen bereik je?
Wat maakt jou of je organisatie uniek, ten opzichte van andere ontwerpers / ontwerpbureaus, zowel nationaal als internationaal?
Toon Ambitie
Subsidieaanvragen zijn alleen succesvol als je een onderscheidend, vernieuwend en ambitieus project presenteert. Durf daarom groot te denken, en zorg dat je project compleet wordt gepresenteerd, van a tot z uitgewerkt. Je hebt doorgaans veel concurrentie van andere aanvragers en maar een deel van de aanvragen kan worden gehonoreerd. Steek er met kop en schouders bovenuit.
Kill your darlings
Durf kritische vragen aan jezelf te stellen voordat je de aanvraag daadwerkelijk gaat doen.
Wat wil ik / willen we eigenlijk bereiken?
Is er een publiek of markt voor, en hoe vind ik deze?
Voegt het iets toe aan wat er al is, met andere woorden: hoe vernieuwend is mijn project?
Kan het eigenlijk wel?
Hoe lang zal het duren tot het gerealiseerd is? Is mijn planning realistisch?
Wat gaat dit kosten en heb ik het correct begroot?
Hoeveel geld kan ik zelf investeren?
Hoeveel heb ik / hebben we minimaal nodig om te slagen?
Wat is de minimale vorm, en wat is de maximale vorm?
Maak een SWOT analyse
Cursus
Is het aanvragen van subsidies voor jouw onderneming zinvol, maar blijf je het moeilijk vinden? Volg een cursus. Via Cultuur en Ondernemen en het VSBfonds kun je (online) cursussen volgen voor het schrijven van projectplannen en begrotingen maken.
Advies inhuren
Wil je een aanvraag indienen voor een ingewikkelde subsidieregeling i.v.m. innovatie of denk je aan een Europese subsidie? Huur dan advies in van een onafhankelijk adviseur of fondsenwerver. Deze persoon kent de regelgeving, stelt vragen waar je zelf niet op komt, is kritisch op je doelstellingen, controleert je begrotingen en schrijft soms ook je aanvraag.
Kleinere subsidieaanvragen zet je zoveel mogelijk zelf in elkaar, eventueel met hulp. Het werkproces rond een aanvraag is leerzaam, zo hou je het beste zicht op je project en vermijd je de kosten van een adviseur.
De aanvraag zelf
Nadat je jezelf de relevante vragen hebt gesteld, vooronderzoek hebt gedaan en kritisch bent geweest, kun je je aanvraag in elkaar zetten en compleet maken. Neem hier de tijd voor. Een haastige aanvraag is altijd incompleet, oogt slordig en dit verkleint de kansen dat je aanvraag wordt gehonoreerd. Bovendien wil je een goede indruk maken op de subsidiegever.
Een subsidieaanvraag bevat altijd de volgende onderdelen:
Projectplan
In je projectplan beschrijf je concreet en helder wat je gaat doen, wat je doelstelling is, het verwachte resultaat, je doelgroep, de manier waarop je dit project gaat uitvoeren, de locatie, en de duur. Een project heeft altijd een start en een einde. Ook is het verstandig om aan te geven wie je eventuele samenwerkingspartners zijn, en hoe concreet die afspraken vastliggen.
Communicatie/marketingplan
Je communicatieplan bevat een strategie hoe je je project gaat promoten en brengt je doelgroepen of markten helder in kaart. Bovendien neem je in je publiciteitsplan credits op voor je subsidiegever(s).
Begroting
De begroting dient sluitend te zijn. Dit betekent dat je geen tekort mag hebben aan financiering, en ook geen overschot: de eindbedragen van begroting en dekkingsplan zijn exact gelijk. Zorg dat je correct begroot en niet te krap, vraag offertes aan, neem ook je eigen honorarium op en bouw een post ‘onvoorzien’ in. Mocht je later tot de conclusie komen dat je te weinig hebt begroot, dan kun je meestal geen aanvullende financiering aanvragen. Daarnaast dien je (afhankelijk van de aard van de subsidie) zelf ook een investering te doen: financieel, of via de kapitalisering van je geïnvesteerde uren.
Beeldmateriaal/documentatie
Beeldmateriaal voeg je toe ter verduidelijking en illustratie van je project. Hiermee toon je ook de kwaliteit van je werk. In sommige gevallen wordt expliciet gevraagd om schetsen. Het is gebruikelijk om documentatie van je eerdere werk mee te sturen, zoals foto’s, brochures, link naar je portfolio, video, etc. Ingediende aanvragen worden altijd vertrouwelijk behandeld.
Verantwoording
Is de subsidie toegekend, dan moet je project doorgaans binnen een bepaalde periode zijn afgerond. Dit doe je door een schriftelijke verantwoording te sturen, bestaande uit een inhoudelijk en financieel verslag (en indien gevraagd een accountantsverklaring). Hierin beschrijf je het verloop van het project, en of de doelstellingen bereikt zijn. In het financiële gedeelte stuur je de definitieve begroting en realisatiekosten mee en het uiteindelijke dekkingsplan. Als dit afwijkt van je oorspronkelijk ingediende begroting is toelichting nodig.
Subsidie afgewezen?
De kans bestaat dat je subsidieaanvraag niet (direct) wordt gehonoreerd. Dat is natuurlijk jammer, maar geen reden om bij de pakken neer te gaan zitten. Neem (indien mogelijk) contact op met de medewerker die je aanvraag heeft behandeld en vraag om feedback. Soms is er weinig budget beschikbaar en moest streng geselecteerd worden. Het kan ook dat je project niet helemaal voldeed aan de criteria, of dat het niet overtuigend of onderscheidend genoeg was. Hoe dan ook kan het helpen je project nog eens kritisch te bekijken en het eventueel later opnieuw in te dienen, in een aangepaste en verbeterde vorm.
Ben je het echt niet eens met de afwijzing, onderzoek dan of er een bezwaarprocedure is en of je daar gebruik van wil maken.
Leestips
Er zijn veel publicaties beschikbaar over fondsenwerving en subsidies, waar je (betaald of gratis) een schat aan informatie vindt over de beste strategie. Enkele voorbeelden:
Niet goedkoop, maar wel een fantastisch naslagwerk van alle fondsen die bekend zijn in Nederland. Er staan meer dan 1.400 fondsen in. Je kunt eenvoudig zoeken op trefwoorden of op regio. Hier zit altijd wel een fonds tussen dat mooi aansluit bij je project.
Handboek Sponsoring en Fondsenwerving
Het Handboek Sponsoring en Fondsenwerving is een concrete, stap-voor-stap handleiding om extra geldstromen te ontwikkelen, structureel of voor grote eenmalige projecten.
In dit boek verzamelde Johan Idema (Lagroup) 51 praktijkadviezen voor het maken en presenteren van cultuurplannen. Je kunt het boekje gratis downloaden via de link.
Dit boek is iets meer gericht op donateurs en vriendenwerving, maar de uitleg van de schrijver -om stapsgewijs en zonder angst donateurs te benaderen en goede relaties op te bouwen- is zeer leerzaam.
Welke subsidies zijn voor jou interessant?
Landelijke overheidssubsidies
Stimuleringsfonds Creatieve Industrie: voor architectuur, vormgeving, e-cultuur en alle mogelijke crossovers.
Mondriaan Fonds: voor beeldende kunst en erfgoed
Fonds voor Cultuurparticipatie: voor vernieuwing in de kunst, cultuureducatie en cultuurparticipatie. Publiceert jaarlijks nieuwe subsidieregelingen met andere thema’s.
Subsidies van Collectieve Beheersorganisaties
Pictoright Fonds: voor sociale, culturele en educatieve doeleinden in relatie tot de door Pictoright vertegenwoordigde disciplines.
Provinciale subsidies
Het verschilt nogal per provincie hoeveel aandacht, en dus geld, er is voor kunst en cultuur. Bezoek hieronder de subsidieloketten en laat je inspireren door de regelingen.
Gemeentelijke subsidies
Vooral grote gemeenten hebben aardig wat geld op de plank liggen. Soms blijft er zelfs geld liggen omdat de mogelijkheden onvoldoende bekend zijn. Zo kun je terecht bijvoorbeeld in Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven, Utrecht, Arnhem of Groningen. Maar ook kleinere gemeenten hebben steeds vaker een loket.
Stadsdeelsubsidies
In grote steden zijn op stadsdeelniveau ook weleens subsidiepotjes te vinden, zoals hier in wijken in Nijmegen en Amsterdam-Oost.
Innovatiesubsidies
Naast de ‘culturele subsidies’ zie je steeds meer creatieve ondernemers ook gebruik maken van innovatiesubsidies.
Zo kan je de Mkb-innovatiestimulering Regio en Topsectoren (MIT) aanvragen voor haalbaarheidsonderzoek of R&D-samenwerkingen. En er is een interessant fiscale regeling (WBSO) als je veel kosten voor research en development maakt.
Mijn Digitale Zaak is een nieuwe, tijdelijke regeling via RVO voor kleinere ondernemers die willen groeien door digitalisering. Voor bedrijven van twee tot vijftig medewerkers.
Voor het totaaloverzicht van financieringsmogelijkheden vanuit RVO check de Subsidie- en financieringswijzer.
Een andere tijdelijke innovatieregeling is Innovatielabs, uitgevoerd door Stimuleringsfonds Creatieve Industrie. De regeling is open tot december 2024 biedt kansen voor innovatieprojecten die leiden tot de ontwikkeling van nieuwe kennis, inzichten en ideeën voor actuele opgaven in de culturele en creatieve sector.
Stichting Doen, onderdeel van de Goede Doelen Loterij, ondersteunt ondernemers en initiatiefnemers die zich inzetten voor een groene, sociale en creatieve samenleving. Regelmatig zetten zij ‘calls’ uit voor een specifiek thema. In 2022 is dit bijvoorbeeld duurzame textiel.
Europese subsidies
Als je internationaal wilt doorbreken dan kun je een Europese subsidie overwegen. Het programma Horizon Europe is opgezet om met name onderzoek en innovatie te ondersteunen. Via de Creative Europe Desk NL heb je toegang tot service en informatie rond het gelijknamige Europese cultuursubsidieprogramma. Geen eenvoudige regelingen, maar er is een grote som geld beschikbaar.
Professionaliseringssubsidies
Behalve subsidies voor projecten, beurzen of werkbijdragen, zijn er ook subsidies beschikbaar voor professionalisering. Zo is er Werktuig PPO, een tijdelijke regeling voor professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid en verdienvermogen binnen de sector.
Verder zijn er ook steeds meer regionale loketten voor professionalisering van werkenden. Zo is er in de regio Amsterdam-Amstelland de Werkdesk Kunst en Cultuur, die ondersteunen bij Loopbaancoaching, training, opleiding en meer voor creatieven in de regio. Ook in andere regio’s worden vergelijkbare loketten ingericht.
Vermogensfondsen
Enkele voorbeelden:
Fonds21: ondersteunt professionele, kwalitatief sterke projecten die een breed, nieuw publiek weten te bereiken.
het Cultuurfonds: richt zich op personen en organisaties die zich inzetten voor cultuur en natuur waarbij zelfredzaamheid een belangrijke rol speelt. Dit fonds beheert diverse kleinere vermogensfondsen met zeer uiteenlopende doelstellingen.
Stichting Stokroos: ondersteunt beeldend kunstenaars en ontwerpers in hun ontwikkeling en bij projecten.
VSBFonds: wil een leefbare samenleving bevorderen door deelname van zoveel mogelijk inwoners aan het maatschappelijke leven.
ASF Goede Doelen Fonds: stelt subsidie ter beschikking voor projecten die een positieve bijdrage leveren aan de grafimedia branche en de journalistiek.
Borskifund is een relatief nieuwe speler, die zich enkel richt op bedrijven die geleid worden door vrouwelijke ondernemers of zich richten op vrouwelijk ondernemers.