Wil je je boekhouding in eigen handen houden realiseer je dan dat dit tijd kost en de nodige discipline vergt. Op internet zijn veel open source boekhoudingprogramma’s te vinden om dit voor weinig geld of gratis zelf te regelen, zoals OS Financials, Speedbalance en GNUcash. Ook zijn er handige apps waarmee je bonnen en facturen kunt scannen en direct aan een bepaalde kostenpost kunt toewijzen, zoals Declaree of Wezp. Houd er rekening mee dat de support bij gratis software vaak zeer beperkt is.
Naast de gratis boekhoudingprogramma’s zijn er online ook tal van mogelijkheden waarvoor je een aanvaardbare vergoeding betaalt. Vaak voer je dan zelf de boekingen in en kun je gebruikmaken van soortgelijke software voor je urenregistratie, facturatie en debiteurenbeheer. De kosten beginnen bij ongeveer tien euro per maand en lopen op naarmate je meer gebruik maakt van de mogelijkheden. Betaalde programma’s beschikken meestal over een helpdesk, en dat is zeker niet overbodig omdat je administratie vaak complexer wordt als je bedrijf zich ontwikkelt. Informeer vooral naar ervaringen in je eigen netwerk.
Wij hebben geen database met geschikte boekhouders en accountants. Maar wil je je boekhouding uitbesteden informeer dan ook naar goede ervaringen in je eigen netwerk. Bedenk ook dat het handig is als je boekhouder in dezelfde stad of regio is gevestigd. Zo kun je makkelijker een periodiek gesprek plannen en/of last minute nog wat stukken langsbrengen. Vraag vooraf altijd naar de kosten en de overige condities van de dienstverlening. Goede referenties van bestaande klanten geven natuurlijk extra zekerheid.
Vraag voor je met een boekhouder of administratiekantoor in zee gaat informatie op bij een aantal aanbieders. Op basis van de reacties kun je met een paar kandidaten gaan praten. Maak je keuze op basis van de meest gunstige combinatie van prijs en kwaliteit maar vergeet niet dat een persoonlijke klik ook heel belangrijk is.
In het aanbod van een boekhouder moeten ten minste de volgende zaken voorkomen:
-opstellen jaarstukken
-aangifte Inkomstenbelasting
-verwerken administratie in boekhouding
-vraagstukken BTW (eventueel aangevuld met aangifte BTW)
-motivatie
-prijsstelling
-serviceniveau
-transparantie
Besluit je je administratie bij een boekhouder of administratiekantoor onder te brengen, spreek dan altijd van tevoren af dat je administratie jouw eigendom blijft waarover je op elk gewenst moment kan beschikken. En ga niet direct langetermijnverbintenissen aan.