5 tips voor een goed eindejaarsgesprek

Voor veel creatief ondernemers staat het eindejaarsgesprek weer voor de deur. Is dit gesprek verworden tot ritueel? Het kan anders! Vijf tips van HR-consultant Mirjam Lamark.

Tekst door Mirjam Lamark

Voor veel creatief ondernemers staat het eindejaarsgesprek weer voor de deur. Ook wel het beoordelingsgesprek genoemd, en tegenwoordig meer bekend als evaluatie-, talent-, of voortgangsgesprek. Is dit gesprek verworden tot ritueel? Het kan anders!

We zien een verschuiving van 1 of 2 geïsoleerde gesprekken per jaar, naar een model van continue dialoog en feedback van 4 tot 12 gesprekken per jaar, waar het eindejaarsgesprek onderdeel van kan zijn. Dit heeft voordelen: doordat je de medewerker beter leert kennen, kan je beter inspelen op drijfveren en behoeften en kan je snel in actie komen als dat nodig is. Bovendien bevat het eindejaarsgesprek dan geen verrassingen meer, en is er ruimte om te spreken over de rol of het salaris, en over toekomstige ontwikkelwensen. 
Foto: Mirjam Lamark

Ongeacht hoe je als creatief ondernemer je gesprekcyclus hebt ingericht: we delen graag onze praktijktips en hopen dat je hiermee je voordeel kunt doen:

1. Vereenvoudig & re-think

  • Het vervangen van het woord beoordelingsgesprek door bijvoorbeeld reflectiegesprek, kan weerstand verminderen en veranderingsbereidheid vergroten.

  • Het aantal rankings verminderen (bijvoorbeeld van 5 naar 2 of 3), voorkomt discussie waarom iets uitstekend, heel goed of goed is.

  • Het vervangen van scores door woorden (zoals bijvoorbeeld “lekker bezig, ga zo door!” of ”ruimte voor ontwikkeling”) voorkomt dat de score een doel op zich wordt en voorbijgaat aan het verhaal achter een uitkomst.

  • Minder en de juiste beoordelingscriteria die de kern raken, vereenvoudigt en draagt bij aan een inhoudelijk gesprek.

2. Betrek je medewerker

Voor het vergroten van betrokkenheid bij de eigen ontwikkeling, laat je de medewerker zelf het gesprek voorbereiden, collega- en klantfeedback ophalen, en het verslag definitief opmaken, waarbij je jouw toelichting op het functioneren op schrift meegeeft.

Hiermee toets je niet alleen of het gesprek en toekomstrichting goed wordt weergegeven, het geeft ook vertrouwen. Uiteraard bereid jij als leidinggevende het gesprek zorgvuldig voor, omdat je weet dat je medewerker deze betrokkenheid waardeert en omdat dit motiveert.

3. Van 'one size fits all' naar focus op talenten

Tijdens het gesprek focus je op talenten en onderzoek je samen met je medewerker hoe je van die figuurlijke 8 een 9 of zelfs 10 kan maken. Talent verdient een podium en helpt iedereen verder. Organiseer taken die minder goed passen en craft de functie of rol.

Dit draagt bij aan een positieve energiebalans van je medewerker. Dat betekent niet dat je voor iedereen een aparte functiebeschrijving hoeft te maken. Wel erken je dat iedereen uniek is en dat maatwerk bijdraagt aan meer werkplezier en resultaat.

4. Zet de norm en draag alleen zorgvuldige en constructieve feedback uit

Je zal niet de eerste zijn waar, ondanks goede intenties, de feedback anders overkomt dan bedacht, met als effect dat een medewerker zich onveilig of gedemotiveerd voelt. Investeer in een trainer die het team frequent (bij)schoolt in het constructief geven, ontvangen en vragen om feedback. Zorg voor een cultuur waarin zorgvuldige en constructieve feedback de norm is en geef het goede voorbeeld.

5. Ga het lastige gesprek aan

Ook als je een lastig gesprek voorziet aan het einde van het jaar, ga het dan niet uit de weg. Lastige gesprekken zijn van alle tijden. Niemand functioneert ieder jaar fantastisch, en ook (ver)ander(d)e ambities kunnen aanleiding zijn dat een functie niet meer goed past. Dat is helemaal niet erg.

Integendeel. Hoe sneller je dit signaleert en bespreekbaar maakt, hoe sneller actie genomen kan worden. Daar wordt iedereen beter van. Bereid het gesprek zorgvuldig voor met enkele concrete voorbeelden en laat je vooraf adviseren door je HR-collega: wat doe je wel en niet en hoe leg je verslag.

Allround strategic HR-consultant Mirjam Lamark is een van de oprichters van thermieq, een organisatie die met raad en daad de interne organisatie van creatieven (HR, financiën en organisatievormen, management en administratieve tools) naar een hoger plan tilt en helpt om dat niveau vast te houden.