De (semi-)overheid en de ontwerpsector in Nederland hebben sinds lange tijd een band. Ontwerpers spelen een belangrijke rol in de vormgeving van het publieke domein, zowel in communicatie als bij de inrichting van de openbare ruimte. Het uitbesteden van zulke opdrachten heet aanbesteden.
Aanbesteden is inkopen
Een aanbesteding is feitelijk niets meer en niets minder dan een aan regels gebonden aankoop door de overheid. Het streven is een doelmatige en rechtmatige aanbesteding van de uitvoering van werken, de levering van producten en/of materialen en het verrichten van diensten. De Nederlandse overheid koopt jaarlijks voor meer dan 70 miljard euro in via aanbestedingen.
De regelgeving van het Europees aanbestedingsproces heeft zijn oorsprong in Brussel. Het idee van één gezamenlijke markt in de EU krijgt o.a. vorm in het aanbestedingsbeleid. Alle ondernemers in alle lidstaten krijgen gelijke kansen om opdrachten aan te nemen en uit te voeren.
Geschiedenis
Er bestaan verschillende soorten aanbestedingen. De verschillen hebben te maken met de afzender, de omvang en de procedure. Kort samengevat zijn er Europese en nationale aanbestedingsprocedures.
Europese aanbestedingen
Een Europese aanbesteding is gebonden aan de Europese regelgeving en heeft een waarde boven de vastgestelde Europese drempelwaarden. De drempelwaarden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld.
Een Europese standaard aanbestedingsprocedure kan openbaar of niet-openbaar zijn.
-
Openbare aanbestedingsprocedure. Deze procedure bestaat uit één ronde, waarin de inschrijvers beoordeeld worden op geschiktheidseisen en een offerte. Een aanbestedende dienst kiest voor deze procedure als de markt bestaat uit een overzichtelijk en een beperkt aantal partijen.
-
Niet-openbare aanbestedingsprocedure. Als er een groot aantal inschrijvers verwacht wordt, kan de aanbestedende dienst kiezen voor een niet-openbare procedure. Deze bestaat uit twee rondes; de eerste ronde voor het selecteren van de geïnteresseerde partijen en de tweede voor het selecteren van de beste inschrijving.
In bijzondere omstandigheden kiest een aanbestedende dienst soms voor een maatwerkprocedure. Voorbeelden van zulke specifieke procedures zijn de Mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog.
Nationale aanbestedingen
Een nationale aanbesteding is gebonden aan de Gids Proportionaliteit en is vaak kleinere opdrachten dan de vastgestelde Europese aanbestedingsnormen.
Er zijn vier nationale procedures:
-
Enkelvoudige onderhandse procedure. De aanbestedende dienst nodigt één aanbieder uit om een offerte in te dienen. Deze aanbestedingen worden niet gepubliceerd.
-
Meervoudige onderhandse procedure. De aanbestedende dienst nodigt drie tot vijf aanbieders uit om een offerte in te dienen. Deze aanbestedingen worden niet gepubliceerd.
-
Nationale openbare procedure. Zie de beschrijving onder Europese aanbestedingen.
-
Nationale niet-openbare procedure. Zie de beschrijving onder Europese aanbestedingen.
Waar kun je alle aanbestedingen vinden?
Europese en nationale openbare en niet-openbare aanbestedingen worden gepubliceerd. Dit gebeurt bijvoorbeeld via de volgende online kanalen:
Aanbestedingskalender
Op de Aanbestedingskalender staan nationale en Europese aanbestedingen gepubliceerd door organisaties in zowel Nederland als in andere EU-landen.
TenderNed
Op TenderNed worden de Nederlandse nationale en Europese openbare en niet-openbare aanbestedingen gepubliceerd. Je kunt er ook zoeken op aanbestedingen die al gesloten zijn. Dit kan handig zijn om een goed beeld te krijgen van het soort opdrachten.
Tender Electronic Daily
Aankondigingen van Europese aanbestedingen gepubliceerd door bij de EU aangesloten landen staan op de centrale database voor heel Europa, de Tender Electronic Daily (TED). De aankondigingen staat in de eigen taal van de afzender. De korte samenvatting kun je in het Engels of Nederlands lezen.
RVO
Besteedt ook aandacht overheidsaanbestedingen, je vindt er links naar TED (zie boven) en andere informatiebronnen.
Wat doet de BNO?
BNO-tendermail
Uit het totale aanbod selecteren wij de aanbestedingen die voor onze achterban – mogelijk – interessant zijn en sturen die door naar de abonnees. Dat is een aanrader voor iedereen die belangstelling heeft voor wat er in Nederland zoal aan ontwerpopdrachten wordt gepubliceerd. In de mails kun je direct doorklikken naar de originele aankondiging van de opdracht en de betreffende documenten. De manier waarop de opdracht wordt omschreven en de accenten die worden gelegd kunnen per opdrachtgever verschillen. Bij iedere tendermail is een leeswijzer en een stappenplan gevoegd. Aanmelden kan via tenders@bno.nl.
Aanbestedingsbeleid
In de praktijk verlopen aanbestedingen lang niet altijd zoals de wet en het flankerend beleid bedoelen. Bij opdrachten van ontwerp- en architectuurprojecten is – naast de hoge omzeteisen en het aantal gevraagde referentieprojecten – vooral de uitvraag van onbetaalde creatieve voorstellen een veelgehoorde klacht. Klachten van BNO-leden over aanbestedingen nemen wij altijd serieus. Als die volgens de BNO terecht zijn, dan maken wij namens de ontwerpbranche bezwaar. In eerste instantie bij de aanbestedende dienst en als dat niets oplevert bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.
Lobby
De BNO-adviseurs zijn via de Commissie Overheidsaanbestedingsbeleid (COAB) VNO-NCW en MKB-Nederland o.a. actief betrokken geweest bij de totstandkoming van de Gids Proportionaliteit, de Richtsnoeren bij de nieuwe aanbestedingswet en de herziening van de ARVODI (de inkoopvoorwaarden van de Rijksoverheid).
Ook met het Expertisecentrum Aanbesteden ‘PIANOo’ wordt informatie uitgewisseld om aanbestedende diensten te informeren over hoe ze tot een succesvolle aanbesteding komen in onze sector.
Daarnaast is de BNO samen met andere Europese designers associaties verenigd in de BEDA. In 2014 publiceerden zij het Position Paper Public Procurement. Daarin worden de nadelige effecten van deze inkoopmethode voor de beroepsgroep aan de kaak gesteld.
Aanbestedingsregels in Nederland
Aanbestedende diensten dienen zich aan regels te houden.
In Nederland is eind 2012 een nationale aanbestedingswet aangenomen, begin 2014 gevolgd door een herziening van de EU aanbestedingsrichtlijnen in Brussel. De grondbeginselen van de nieuwe Europese richtlijn zijn met non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit als belangrijkste condities, grotendeels onveranderd. Nieuw is de aandacht voor duurzaamheid en innovatie en – niet onbelangrijk – een verbetering van de kansen voor SME's (MKB bedrijven) om opdrachten te verwerven. Deze twee elementen staan ook hoog op de beleidsagenda in Nederland.
De Gids Proportionaliteit heeft als doel te hoge eisen aan ondernemers te voorkomen, zoals bijvoorbeeld: extreme omzeteisen, te veel of onredelijke referentieprojecten en een volledige vrijwaring voor claims van derden. Ook de onvoorwaardelijke overdracht van rechten als specifiek pijnpunt voor de ontwerpsector wordt als disproportioneel gezien.
De proportionaliteit van de kosten van inschrijving worden in de Gids Proportionaliteit behandeld in artikel 3.8.
Ondernemers die een klacht hebben over een aanbesteding, maken dit in eerste instantie kenbaar bij de betreffende aanbestedende dienst. Als dat niets of niet voldoende oplevert kunnen zij een beroep doen op de Commissie van Aanbestedingsexperts. Deze bestaat uit door het Ministerie van EZ benoemde onafhankelijke en onpartijdige aanbestedingsspecialisten en vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven. Zij geeft niet-bindende adviezen.
Realiseer je dat je een klacht over een vermeende onjuistheid in bijvoorbeeld het bestek of het conceptcontract ruim voor de inschrijving kenbaar maakt bij de aanbestedende dienst, bijvoorbeeld door vragen te stellen. Doe je dat niet en dien je pas een klacht in na inschrijving of voorlopige gunning, dan wordt deze vrijwel nooit gegrond verklaard.
