Wat is een personeelshandboek?

Individuele afspraken tussen werkgever en werknemer worden vastgelegd in een Arbeidsovereenkomst. Aanvullende bedrijfsregels en algemene afspraken over zaken als verlof, verzuim, gedrag etc. kunnen opgenomen worden in een personeelshandboek. Een dergelijk document wordt ook wel arbeidsreglement, personeelsgids of personeelsreglement genoemd.

Ondertekening

In de arbeidsovereenkomst kun je verwijzen naar het personeelshandboek en aangeven dat medewerkers met ondertekening van de arbeidsovereenkomst ook akkoord gaan met het personeelshandboek en de bijlagen die daar onderdeel van zijn. Daarmee zijn de afspraken bindend. Let op dat er geen tegenstrijdigheden zijn tussen arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek en vergeet niet het personeelshandboek en bijlagen mee te sturen met een concept-arbeidsovereenkomst naar een medewerker!

Maatwerk

Hoewel een groot aantal zaken in de wet geregeld zijn (denk aan de Wet Flexibel Werken, de Arbowet, of de Wet Arbeid en Zorg) blijft een personeelshandboek maatwerk, want de afspraken die je maakt zijn afhankelijk van de aard van het bedrijf en de te verrichten werkzaamheden: een digital designbureau dat regelmatig werkt met grote databestanden en persoonsgegevens zal extra aandacht besteden aan de privacywetgeving, geheimhouding en datalekken. Een productontwerpbureau met een in-house werkplaats/modelmakerij moet ook uitgebreide regels opstellen als het gaat om veiligheid. Een protocol voor het omgaan met machines, beschermingsmiddelen etc. en aanwijzingen hoe te handelen bij ongevallen is dan een aanrader.

Daarnaast zal de toonzetting van het document afhangen van de algehele bedrijfscultuur, bedrijfsomvang etc. 

Uitgebreide regels rond een bepaald onderwerp, zoals bijvoorbeeld privacy/AVG, een veiligheidsprotocol of een gedragscode kun je opnemen in een aparte bijlage, waarnaar je verwijst in het personeelshandboek.

Toegang en medezeggenschap

Het is van belang om het personeelshandboek op een plek te bewaren/op te slaan, waar het net als de RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie: voor iedere werkgever verplicht) voor iedereen toegankelijk is.   

De meeste ontwerpbureaus hebben minder dan 50 medewerkers. In dat geval is er geen ondernemingsraad (OR) verplicht, maar kan een bureau wel besluiten om een personeelsvertegenwoordiging (PVT) in het leven te roepen. Bureaus met 10 of meer medewerkers moeten elk jaar minimaal twee personeelsvergaderingen houden om het personeel inspraak en informatie te geven. Afspraken in het personeelshandboek, de bijlagen, de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak kunnen in een dergelijke vergadering aan de orde komen.

Wet- en regelgeving

Het voorbeeld dat de BNO heeft samengesteld kun je als inspiratie en/of basis gebruiken voor je eigen personeelshandboek. Let wel op dat je geen zaken opneemt die in strijd zijn met de wet- en regelgeving of formuleringen verandert die dan ook niet meer conform de regels zijn. En zoals eerder geschreven is het heel belangrijk dat bepalingen in het personeelshandboek niet in strijd zijn met hetgeen je in de arbeidsovereenkomst hebt vastgelegd. 

BNO HRM overleg

Voor aangesloten bureaus organiseert de BNO twee keer per jaar een HRM-overleg bedoeld voor de mensen die zich binnen bureaus met personeelszaken bezighouden. Dat kan het management zijn, maar ook een speciaal aangestelde HR-functionaris. Bij dit overleg nodigen we regelmatig arbeidsrechtadvocaten van DingemansVanderKind uit voor informatie over actuele wet- en regelgeving. Daarnaast worden er speciale thema’s behandeld (burn-outs, binding, hybride werken, pensioen etc) en is er veel ruimte voor onderlinge uitwisseling. 

Is jouw bureau aangesloten bij de BNO en wil je meedoen aan het HRM-overleg, stuur dan een mail naar rita@bno.nl.